El desenvolupament accelerat de les telecomunicacions i les tecnologies de la informació ha anat desatenent progressivament, durant els últims anys, un element clau per a una gestió empresarial eficient en un entorn de màxima competència: l'arxiu de documents.
	Acostuma a ser habitual trobar a les oficines de les nostres modernes empreses, al costat de l'equipament informàtic més desenvolupat i els últims mitjans i plataformes per a telecomunicacions, un arxiu desorganitzat, excessiu, amb una gran quantitat de papers inútils i amb un problema creixent de falta de comunicació interna a l'empresa.
	Els consultors d'empresa dels Estats Units coincideixen a atribuir al temps dedicat en una organització a les tasques d'arxiu, de duplicació, recuperació i distribució d'informació entre un 15% i 20% de tot el temps de feina de TOTS els seus treballadors.
	En una societat amb una clara tendència cap als llocs de treball cada vegada més especialitzats i de més valor afegit, aquesta pèrdua de temps és sens dubte un element clau per a l'increment de la productivitat. No cal esmentar aquí les pèrdues inútils en còpies, consum, impressió i destrucció de paper i ocupació d'espai per a l'emmagatzemament de documents.
	Amb el desenvolupament de DIFS, MATRIX DEVELOPMENT SYSTEM,S.A. posa a disposició de les empreses una potent solució per a la gestió electrònica de documentos per eliminar els costos d'ineficiència associats a la problemàtica de l'arxiu

Per què un producte com DIFS?

DIFS és una eina ideal per solucionar els problemes de l'arxiu i de la comunicació interna de la seva empresa; possibilita:

Ordenar tots els seus documents, que queden inclosos en una potent base de dades.
Informar de la documentació rellevant als responsables.
Eliminar el paper innecessari de les seves oficines.
Enviar y recibir de forma instantània els seus documents complets en totes les seves delegacions o oficines.
Gestionar els fluxos d'informació dins de la seva organització de forma eficient.

Quan cal implementar DIFS?

	Depenent de la dimensió i del nombre de treballadors de la seva empresa, s'hi perden cada any entre 250 i 600 mil pessetes (entre 1.500 y 3.600 € ) per treballador. Multipliqui aquesta xifra pel nombre de treballadors i col·laboradors i tindrà la resposta: Com més aviat millor. En realitat és molt urgent donar solució a aquesta problemàtica, molt sovint oculta, de la gestió empresarial.
	Si la seva empresa està immersa en algun procés de reorganització informàtica, no esperi a finalitzar el procés; integri en el seu canvi actual el canvi del canvi, solucioni definitivament els problemes de comunicació interna a la seva empresa. Aquest serà sens dubte el canvi més rendible.

El moment ideal és: ARA

Quines dificultats hi trobaré?

	Qualsevol innovació tecnològica provoca una inevitable resistència al canvi. DIFS representa una manera completament nova d'organitzar l'arxiu. És possible que s'enfronti a una certa sensació d'inseguretat: tocar el paper sempre tranquil·litza, quan el trobes, és clar!
	Apareix una tasca nova, ¡ja gairebé donàvem l'abast!, i ara s'han d'escanejar a més a més tots els documents!, i això és una pèrdua de temps!. No s'enganyi: el temps invertit, el recuperarà amb una raó de deu per un. Quan els treballadors hagin entrat ja en el canvi, el seu sistema actual els semblarà la prehistòria: com podíem treballar així? Però... s'ha de promoure el canvi.
	Pot passar que el departament d'informàtica plantegi la inoportunitat, la complexitat del canvi: és normal, no és la seva feina; confiï en els professionals, ells implementaran la solució a la seva empresa. Només s'espera del departament d'informàtica que col·labori en el procés de canvi, que siguin els promotors de la renovació.

Com es pot fer?

	L'escàner, el fax i Internet són la porta d'entrada de tota la documentació que rep la seva empresa en format paper.
	Qualsevol altra informació rebuda en format de correu electrònic, Word, Excel, HTML, etc. s'incorporarà també a l'arxiu DIFS mitjançant unes referències externes senzilles.
	Podrà localitzar fàcilment qualsevol informació, sigui quin sigui el format en què l'hagi rebuda.
	Li possibilitarà organitzar tots els seus documents de l'entorn Windows de forma extremadament senzilla.

© 2001, Difs es un producte registrat.