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¿Qué es DIFS?

Difs® (Digital Image File System), de Matrix Development System S.A., es una herramienta ideal para solucionar los diferentes problemas asociados al mantenimiento del archivo y de la comunicación interna de su empresa.

Permite digitalizar, indexar, asociar, organizar y compartir cualquier información que su empresa genera o recibe. Así mismo aumenta la seguridad al no depender de un archivo físico, este último susceptible de accesos no autorizados, perdidas de información y hasta desastres naturales.

El uso y mantenimiento de un archivo tradicional representa un elevado coste: los archivadores, los consumibles, las fotocopias, la duplicidad de información, la pérdida de espacio y tiempo. Con el desarrollo de DIFS®, Matrix Development System pone a disposición de las empresas una potente solución para la gestión electrónica de documentos, a fin de aumentar la eficacia de los trabajos de archivo y posterior recuperación de documentos.

Además de reducirle los costes, DIFS® le ayudará a mejorar la relación con sus clientes. Un mejor servicio en un tiempo de respuesta mínimo: no deje escapar oportunidades de negocio por no poder localizar la información a tiempo.

MÓDULOS Básicos

Administración
DifsAdmin es la herramienta organizativa del archivo. Permite definir la estructura del archivo, los tipos de documentos y el control de usuarios y permisos.
Captura
Existen 3 vías de captura de documentos: papel, ficheros y correos. Tres sencillos módulos nos permiten capturar cualquier dato.
• DifsCapture permite la captura masiva de documentos desde escáneres o máquinas multifuncionales. Automatiza la entrada de información de documentos capturando datos de cualquier tipo de código de barras.
• DifsFile permite la captura automática de cualquier tipo de documento introducido en la carpeta que el usuario haya definido. Esta carpeta tendrá la función de bandeja de entrada de documentos para DIFS File que los digitalizará y los almacenará juntamente con el archivo original.
• DifsMailCapture permite acceder al correo del cliente para incorporar los e-mails recibidos o emitidos al archivo de gestión documental Difs.
Visualización
DifsView es la herramienta de visualización. Permite la visualización de cualquier documento incorporado a Difs, hacer anotaciones de todo tipo, enviar imágenes o documentos por mail y realizar todo tipo de consultas en el archivo documental. Mantiene una gran integración con otras aplicaciones como Microsoft Word o Excel.
Indexación
DifsIndex permite una potente indexación por contenidos así como utilidades de exportación de datos a la base de datos del servidor. Realiza lectura por OCR y por códigos de barras.
Clasificación automática
DifsForm es la herramienta de reconocimiento de las zonas de un documento para asignarlas de forma automática a los campos de indexación definidos por el usuario. Es la solución para digitalizar y clasificar dentro del archivo documental un gran volumen de documentos que mantengan un mismo formato.
Enlazado de datos con cualquier aplicación Windows
DifsLink permite enlazar los datos de cualquier ventana Windows con DIFS, a nivel de consulta, captura... Sin necesidad de programación. Sin necesidad de vincular bases de datos.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
DifsOCR es un potente conversor OCR que transforma la imagen en un documento con formato editable (Word, Excel, ...). Corrige de forma inteligente las imágenes introducidas en el sistema en formato papel.
Servicio de correo
DifsSMail ayuda a la automatización de avisos a usuarios o grupos cuando se captura un documento.

ESQUEMA GRÁFICO

Gestión documental DIFS

OTROS MÓDULOS

DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE FACTURAS RECIBIDAS :: DIFSLEGAL
Permite destruir las facturas recibidas en papel, dando validez legal a la imagen digitalizada que se conserva con nuestra solución de gestión documental. Homologado por la Agencia Tributaria, la Diputación Foral de Navarra, la Diputaciones Forales de Guipuzkoa, Bizkaia y Álava.
FACTURACIÓN DIGITAL :: DIFSFACT
Módulo de facturación digital para el control de albaranes y garantía de facturación. Permite asegurar la calidad de la propia factura, ahorrar costes asociados de personal, de tiempo, papel, etc. Todo el trabajo manual de selección, archivo, búsqueda, fotocopiado, es reducido a una simple digitalización. La imagen corporativa se ve reforzada y la atención al cliente mejora en rapidez y eficacia.
EXTRACCIÓN AUTOMÁTICA CONTABLE :: DIFSAUTOFORM
Extrae información de las facturas de proveedores: la cuenta del proveedor, la fecha, el número de la factura, la base imponible, el importe del IVA y el importe total de la factura para enlazarlo en tiempo real con su sistema de gestión de compras y contabilidad. Reduce el plazo de entrega de éstas a los colaboradores. Sustituya el tratamiento manual por la extracción automática de datos, acelerando el tratamiento de las facturas.
Permite generar automáticamente los asientos contables en su programa de contabilidad.
INTEGRAR CON OTRAS APLICACIONES :: DIFSLINK
Conecte cualquier programa Windows® con DIFS® sin ningún coste de programación ni necesidad de altos conocimientos técnicos ¡con solo pulsar un botón! Integre su sistema de gestión documental con otras aplicaciones de uso habitual en su organización, consiga con una inversión mínima la total integración de sus sistemas y estructuras de trabajo con DifsLink.
CIRCUITOS DE SEGUIMIENTO Y VALIDACIÓN :: DIFSWORKFLOW
Permite el control de gestión de los documentos, que se integran en un circuito administrativo de seguimiento y validación. Los circuitos se crean y configuran desde el módulo de administración DifsAdmin de forma visual, por lo que es fácil generar los flujos de trabajo.
ACCESO DESDE CUALQUIER LUGAR :: DIFSWEB
Permite acceder a los documentos almacenados por Difs® desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Folleto DIFS

Descarga documento PDF

acerca de nuestro producto de gestión documental

Ventajas de usar DIFS

¿Por qué un producto como DIFS?

Difs® es una herramienta ideal para dar solución a los problemas de archivo y comunicación interna de su empresa, permitiendo entre otras cosas lo siguiente:

• Ordenar todos sus documentos quedando relacionados en una potente base de datos.
• Informar de la documentación relevante a los responsables.
• Eliminar el papel innecesario de sus oficinas y duplicidad de información.
• Busquedas de documentos más eficaces y rápidas.
• Reconocer formularios (Facturas, albaranes, etc.) e introducirlos directamente en la base de datos.
• Enviar y recibir de forma intantánea sus documentos completos en todas sus delegaciones u oficinas.
• Gestionar los flujos de información dentro de su organización de forma eficiente.

Algunas Utilidades de D(igital) I(mage) F(ile) S(ystem):

• Enviar los documentos de su Archivo Óptico directamente a través de correo electrónico, ahorre tiempo en su organización, en la elaboración y preparación de documentación adjunta.
• Copie sus documentos total o parcialmente a otras aplicaciones Windows, Word, Excel, Access, mediante copiar y pegar.
• Disponga en su red informática de la posibilidad de acceso simultáneo a cualquier documento del archivo desde cualquier lugar.
• Consulte su archivo de forma visual por cualquier criterio de su contenido de ordenada e inteligente.
• Disponga de la posibilidad de traspaso de sus documentos directamente a Word sin volver a introducirlos, mediante un potente sistema de reconocimiento de texto OCR.


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