Asepyme Integral, asesoría ubicada en Madrid, llevaba años trabajando con un modelo tradicional basado en papel. Con el crecimiento del volumen de trabajo y un entorno cada vez más exigente, ese sistema empezó a quedarse corto. Hoy, tras más de seis años trabajando con Matrix, han dado el salto a una operativa digital, ágil y accesible desde cualquier lugar.

Quién es Asepyme Integral

Asepyme Integral S.L. es una asesoría con sede en Madrid, especializada principalmente en el ámbito laboral y con una cartera de clientes diversa. Su día a día implica gestionar un alto volumen de documentación, lo que hacía imprescindible encontrar una forma más eficiente de trabajar sin perder calidad de servicio.

El problema: cuando el papel limita el servicio

Antes de implantar Matrix, la operativa estaba completamente condicionada por el papel. La documentación se acumulaba de forma constante y localizar cualquier factura dependía de tener la asesoría extremadamente al día.

Este modelo no solo ralentizaba el trabajo, sino que dificultaba responder con agilidad al cliente. Si no conseguían mantener ese ritmo, directamente no podían ofrecer el servicio que querían.

El punto de inflexión: más volumen, menos margen de error

El crecimiento del volumen de trabajo, junto con el impacto de la pandemia, evidenció una limitación clara: no podían mantener la contabilidad al día ni responder con la rapidez que exigían sus clientes.

Ese fue el momento en el que decidieron cambiar su forma de trabajar y apostar por una solución que les permitiera digitalizar y automatizar procesos clave.

Por qué Asepyme Integral confía en Matrix

La solución llegó a través de la recomendación de otro profesional del sector. Esa confianza inicial fue suficiente para dar el paso sin explorar otras alternativas.

Con el tiempo, esa decisión se ha reforzado: otras herramientas que han conocido después no ofrecían el mismo nivel de operatividad ni encajaban igual en su día a día.

Cómo ayuda MatrixDV a Asepyme Integral en el día a día

El cambio ha sido claro: pasar de una asesoría basada en papel a tener toda la documentación centralizada y accesible en segundos.

Hoy, cualquier documento se localiza rápidamente con muy poca información y puede compartirse al instante con el cliente. Esto ha eliminado gran parte del tiempo dedicado a búsquedas y gestión manual.

La automatización contable ha sido otro de los puntos clave. El sistema no solo acelera el trabajo, sino que aprende con el uso y reduce errores, permitiendo trabajar con mayor confianza y continuidad.

• Antes: hasta día y medio para contabilizar grandes volúmenes.
• Ahora: hasta 500 facturas en apenas 2 horas.

Además, la colaboración con el cliente es mucho más fluida. La documentación llega de forma ordenada, se valida más rápido y todo queda centralizado en un mismo entorno.

A esto se suma la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, eliminando la dependencia de la oficina y facilitando un servicio continuo.

Resultados: más rapidez, más control y mejor servicio

El impacto de Matrix se ha notado especialmente en la velocidad de los procesos. Tareas que antes requerían días ahora se resuelven en horas, lo que permite al equipo centrarse en aportar más valor.

La eliminación del papel y la centralización de la información han simplificado el trabajo diario, reduciendo la carga operativa y mejorando el control sobre la documentación.
Esto se traduce directamente en el cliente: Asepyme Integral puede responder en minutos, recuperar información al instante y ofrecer un servicio mucho más ágil.

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En Torquemada Asesores tenían clara una prioridad: dar un mejor servicio al cliente. Para conseguirlo, necesitaban quitar peso a las tareas manuales, reducir errores y ganar agilidad tanto en la contabilización como en la gestión de la documentación.

Con Matrix Autoform y Matrix Connect, han conseguido automatizar procesos, trabajar con la información digitalizada desde el primer momento y dedicar más tiempo a lo que realmente valora el cliente.

Quién es Torquemada Asesores

Torquemada Asesores es un despacho con 25 años de trayectoria, muy centrado en el servicio al cliente. Su equipo trabaja desde hace cerca de diez años con Matrix, una relación que describen como un recorrido conjunto en el que han ido probando novedades, planteando mejoras y adaptando la solución a sus necesidades.

El punto de partida: demasiadas horas en “picar datos”

Antes de trabajar con Matrix, gran parte del proceso contable pasaba por la introducción manual de datos. Eso suponía más tiempo dedicado a tareas repetitivas, más posibilidades de error y más retrasos a la hora de tener la información lista para el cliente. Como ellos mismos explican, era el escenario típico de “picar datos”.

Cuándo vieron que necesitaban un cambio

El cambio se hizo evidente cuando el cliente empezó a demandar más atención y más rapidez. Para poder responder mejor, necesitaban optimizar procesos y apoyarse en una herramienta que les ayudara a simplificar la contabilidad y liberar tiempo para dedicarlo a lo que realmente marca la diferencia en el servicio.

Por qué Torquemada da el paso: mejor servicio, menos errores y más agilidad

Después de probar otras aplicaciones y otros OCR, en Torquemada encontraron una solución que sí encajaba con su forma de trabajar. Lo que buscaban era reducir errores, agilizar la contabilización y ganar capacidad de respuesta con el cliente. También valoran especialmente que Matrix llevase años resolviendo en tiempo real una necesidad que en otros entornos todavía se planteaba con procesos mucho más lentos.

Cómo ayuda Matrix a Torquemada Asesores en el día a día

Matrix Autoform para agilizar la contabilización de facturas

En Torquemada, el cambio más claro lo han notado en la forma de contabilizar y validar facturas. Antes, gran parte del trabajo pasaba por introducir datos a mano; ahora, con Matrix Autoform, el equipo trabaja con información que el sistema ya ha leído, con proveedores reconocidos y campos listos para revisar y validar. Según explican, eso les ha quitado mucha carga de la parte más mecánica de la contabilización, ha reducido errores y les ha dado más tranquilidad en el día a día.

Además, una vez que el sistema está configurado, el proceso gana mucha agilidad: bases, IVAs y otros datos salen directamente, de modo que el trabajo deja de estar en “picar datos” y pasa a centrarse en comprobar, validar y avanzar. Y eso, al final, también libera tiempo para dedicar más atención al cliente.

Matrix Connect para una relación más ágil con el cliente

Torquemada también destaca todo lo que ha cambiado en la forma de recibir y gestionar la documentación. Frente a escenas que ellos mismos resumen como “recibir una bolsa con las facturas” o incluso “la caja de zapatos”, ahora trabajan con un proceso mucho más ágil y ordenado. En ese flujo, Matrix Connect les permite centralizar el intercambio documental con el cliente y tener la información digitalizada desde el primer momento.

Según explican, esto no solo evita desplazamientos innecesarios, sino que también hace que la documentación sea más fácil de consultar y menos propensa a perderse o quedar traspapelada. Además, el hecho de contar con un canal más fluido con el cliente y con el facturador dentro del mismo entorno les permite ofrecer un servicio más cómodo y más claro para ambas partes.

Lo primero que notaron: un cambio radical

Cuando empezaron a trabajar con Matrix, lo que percibieron fue un cambio muy claro en la forma de contabilizar. Ya no se trataba de introducir asientos a mano, sino de trabajar sobre documentos que el sistema ya había leído. Esa diferencia, junto con la previsualización de campos, les dio más tranquilidad y les ayudó a minimizar errores humanos en el proceso contable.

Lo que diferencia a MatrixDV: flexibilidad para adaptarse al despacho

Uno de los puntos más diferenciales para Torquemada fue la capacidad de adaptación. El despacho trabaja con un ERP que no todas las soluciones entienden, y Matrix desarrolló un conector para integrarse con su sistema. Esa flexibilidad, frente a otras herramientas que obligan al cliente a adaptarse a una estructura cerrada, fue clave en su decisión.

Resultados: más tiempo, menos errores y mejor atención al cliente

El beneficio que más destacan es el tiempo. Una vez configurado el sistema, cuando Matrix reconoce proveedores y extrae automáticamente los datos, la contabilización se vuelve mucho más ágil. La intervención humana sigue existiendo, pero ya no en la parte más mecánica del proceso, sino en la revisión y validación.

Ese ahorro de tiempo tiene una consecuencia directa: poder dedicar más atención al cliente. Según explican, el trabajo gana en rapidez, el cliente lo nota y también gana confianza porque puede seguir mejor la documentación que ha enviado y pedir información con más tranquilidad.

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Ercilla Asesores, despacho con sede en Bilbao, llevaba años buscando una forma real de transformar su operativa y dejar atrás tareas manuales que consumían tiempo y aportaban poco valor. Tras probar distintas alternativas, encontraron en Matrix Autoform, la solución OCR de Matrix, una herramienta capaz de parametrizar procesos contables, automatizar tareas repetitivas e integrarse con su sistema de trabajo habitual.

Quién es Gestoría Mays

Ercilla Asesores es un despacho de Bilbao fundado en 2004-2005 por dos socios que continúan al frente del proyecto a día de hoy. Especializados en pymes y micropymes, cuentan con un equipo de cerca de 40 personas y una trayectoria de alrededor de dos décadas acompañando a empresas en su gestión diaria.

El punto de partida: una asesoría tradicional que quería cambiar su forma de trabajar

Antes de implantar Matrix, el funcionamiento del despacho respondía a un modelo más tradicional: cada profesional gestionaba su propia cartera de clientes y asumía gran parte de las tareas asociadas, con supervisión, pero con una operativa todavía muy apoyada en procesos manuales.

Ese modelo no era nuevo para ellos. De hecho, llevaban desde 2010-2012 buscando fórmulas para parametrizar tareas y reducir la dependencia de la introducción manual de datos. El objetivo estaba claro desde hacía años: dejar de “picar datos” y encontrar herramientas que ayudasen a cambiar de verdad la forma de trabajar de una asesoría tradicional.

El problema: sin un lector fiable, la automatización se quedaba a medias

Uno de los grandes frenos estaba en la lectura de documentos y en la automatización contable. Ercilla había probado distintas alternativas e incluso había intentado desarrollar sus propios lectores, pero seguían sin encontrar una solución suficientemente fiable para dar el salto operativo que buscaban.

La necesidad, por tanto, no era solo digitalizar por digitalizar. Era encontrar una herramienta que funcionara de forma consistente y que permitiera parametrizar tareas repetitivas sin obligar al despacho a rehacer todo su ecosistema tecnológico.

Cómo ayuda Matrix a Ercilla Asesores en el día a día

Matrix Autoform para dejar de picar datos

Según explican desde Ercilla, Matrix Autoform les está ayudando sobre todo a parametrizar las contabilidades y a eliminar tareas manuales de introducción de datos, que era uno de sus grandes objetivos desde hacía años.

Procesos administrativos más ordenados y estandarizados

El impacto no se limita a una tarea concreta. El despacho trabaja con la idea de protocolizar y parametrizar de forma amplia sus procesos administrativos: desde la entrada de documentación hasta su tratamiento posterior, incluyendo la propia contabilidad. En palabras de Andoni, el foco está en ordenar “todos los procesos” vinculados a tareas administrativas.

Un lector que, sencillamente, funciona

Lo primero que detectaron al empezar a trabajar con Matrix fue precisamente eso: que el lector funciona. No lo presentan como una solución perfecta al 100%, pero sí como una herramienta útil y fiable para automatizar tareas repetitivas que no generan valor por sí mismas.

Lo que diferencia a Matrix: flexibilidad e integración real

Uno de los factores más decisivos para Ercilla fue que Matrix no les obligaba a cambiar todo su software de trabajo. Frente a otras alternativas que exigían adoptar un paquete completo —lector, contabilidad, portal de cliente y otros módulos cerrados—, Matrix encajaba con su sistema de gestión diario y podía integrarse en su entorno actual.

Ese punto es especialmente relevante porque reduce una fricción habitual en muchos despachos: mejorar la automatización sin tener que sustituir de golpe toda la estructura tecnológica existente. En el caso de Ercilla, esa flexibilidad fue una de las razones principales para decidirse por Matrix.

Resultados: más tiempo útil, más control y más valor en la relación con el cliente

Una vez parametrizados los procesos, el equipo destaca sobre todo la sensación de dejar de perder tiempo en tareas mecánicas. Cuando la configuración de proveedores, clientes o cuentas ya está bien definida, el trabajo se vuelve más automático y estable.

Ese ahorro de tiempo tiene una consecuencia directa en el servicio: dedicar más esfuerzo a asesorar y menos a perseguir documentación o mecanizar datos. Según explican, ahora muchas conversaciones con clientes ya no giran en torno a pedir facturas, recordar envíos o resolver tareas puramente administrativas, sino a aportar más valor en cada interacción.

A la hora de resumir el impacto, el cambio puede entenderse en tres planos:

• Tiempo: menos dedicación a tareas repetitivas y manuales.
• Control: procesos más parametrizados y estables.
• Valor: más margen para asesorar mejor al cliente.

MatrixDV en dos palabras: “flexible y fácil”

Si tuvieran que resumir Matrix en una sola frase, la respuesta de Andoni es directa: “Flexible y fácil”. Y probablemente esa síntesis recoge bastante bien lo esencial de este caso: una herramienta pensada para automatizar, integrarse y ayudar al despacho a avanzar sin imponer una forma rígida de trabajar.

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Gestoría Mays, con sede en Salamanca, llevaba tiempo explorando soluciones para automatizar procesos contables y reducir trabajo manual. El punto de inflexión llegó cuando comprobaron que el OCR integrado en su ERP “no era operativo” y que, aunque aportaba ventajas puntuales, generaba fricción en otros procesos.

Quién es Gestoría Mays

Fundada en 1954, Gestoría Mays presta un servicio integral dentro del ámbito de la asesoría (fiscal, laboral, contable, subvenciones y relación con administraciones). Mays explica que su trayectoria les ha dado perspectiva para asumir una idea clara: el sector está en cambio continuo y la tecnología tiene que ayudar a facilitar la relación con el cliente.

El problema: cuando la automatización no es estable, se convierte en freno

La asesoría llevaba años investigando herramientas para automatizar la lectura de facturas y trasladar esa información a la contabilidad. En esa exploración, empezaron con una solución incluida en su ERP, pero el equipo detectó que había procesos que “no acababan de funcionar correctamente”: se ganaba en algunos aspectos, pero se perdía en otros.

La señal más clara llegó desde el propio proveedor del ERP, que reconoció que no estaban consiguiendo implementarlo correctamente y que existían alternativas con una operativa superior. Ese reconocimiento terminó de confirmar que necesitaban cambiar a una solución especializada.

Por qué Gestoría Mays da el paso: operatividad, calidad y referencias del sector

Gestoría Mays buscaba un salto de calidad real en el día a día: una herramienta más operativa, con menos errores y mayor capacidad de aprendizaje. También influyó el “boca a boca” profesional: Matrix era una solución conocida en el sector y recomendada por otros despachos.

Cómo ayuda MatrixDV a Gestoría Mays en el día a día

Automatización contable de facturas (OCR) para trabajar “al día”

Hoy, el uso principal es la automatización contable de facturas, apoyada en Matrix Autoform. Esto reduce el tiempo de introducción manual, disminuye errores y ayuda a trabajar con la contabilidad más al día.

Gestor documental: localizar una factura en segundos

Además, el gestor documental es una pieza clave para la operativa: facilita la colaboración con el cliente, permite tener la información al día y da agilidad cuando toca localizar documentación, incluso ante posibles inspecciones o requerimientos, gracias a un buscador rápido.

Matrix Connect para trasladar el beneficio al cliente

Matrix Connect entra cuando el objetivo es ordenar la colaboración con el cliente para que la documentación llegue a tiempo y sin fricción (sin confundirlo con la contabilización automática, que pertenece al OCR).

Con Matrix Connect, Gestoría Mays busca dar “un pasito más” y que el cliente también se beneficie: envío de documentos más cómodo, conexión directa con la asesoría y con el ERP, y una contabilidad más al día para tomar decisiones con más rigor y sin las “carreras” típicas del trimestre.

Además, Connect está concebido como una aplicación para móvil y ordenador para agilizar la comunicación y el envío de documentos, conectando organización y clientes de forma directa y evitando duplicidades de datos y documentos.

Resultados: tiempo, control y tranquilidad

Lo primero que notaron fue la agilización del proceso de contabilización una vez configurado el sistema, reduciendo el tiempo empleado anteriormente.

A la hora de resumir el impacto, el equipo lo expresa con tres resultados:

• Tiempo: el proceso contable es más ágil.
• Control: acceso rápido a datos generales y específicos de los clientes.
• Tranquilidad: información actualizada, en tiempo real y accesible, también pensando en posibles inspecciones futuras.

Próximo paso: reforzar adopción y colaboración con clientes

A partir de aquí, Mays plantea seguir impulsando la adopción en clientes y aprovechar el margen que deja el calendario de VeriFactu para concienciar sobre el beneficio de herramientas conectadas como Connect, enfocadas a mejorar el intercambio documental y sostener una contabilidad más actualizada.

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