Cuando revisas software de facturación para clientes, hay un problema recurrente: todo el mundo asegura “cumplir”, pero no todo el mundo puede demostrarlo.

En el contexto de VeriFactu, entender la declaración responsable del SIF deja de ser un tema “normativo” y pasa a ser algo muy práctico: saber qué estás validando, qué debe reflejar el documento y qué hacer si el proveedor no lo tiene (o no corresponde con lo implantado).

Qué es la declaración responsable del SIF

La declaración responsable del SIF (Sistema Informático de Facturación) es el documento por el que el fabricante del sistema declara que su software cumple con los requisitos aplicables a los sistemas de facturación. La AEAT lo encuadra dentro del esquema de certificación/garantía de estos sistemas y es el punto de referencia más claro cuando un proveedor afirma que su solución está adaptada.

En la práctica, este documento sirve para ponerle nombre y apellidos al “cumplimos”: qué producto es, qué versión concreta, qué alcance cubre y quién asume la responsabilidad de esa declaración. Es decir, lo mínimo para que el despacho pueda trabajar con criterio y no con promesas.

Por qué es importante para un despacho

En despacho no basta con que algo “probablemente cumpla”. Hace falta reducir incertidumbre, porque una decisión mala no se paga una vez: se paga en migraciones, en incidencias y en conversaciones difíciles con clientes.

La declaración responsable aporta tres cosas que suelen ahorrar problemas:

• Criterio para recomendar o descartar software. Hay proveedores serios y otros que van “a remolque”. La declaración ayuda a separar ambos mundos sin entrar en discusiones eternas.
• Claridad sobre lo que cubre. La declaración sirve para evitar el típico “sí, cumplimos”, pero sin concretar a qué solución se refieren. Cuando el documento no identifica bien el sistema y su alcance, el despacho pierde tiempo aclarando responsabilidades y tomando decisiones a ciegas.
• Tranquilidad operativa. No porque sea un salvavidas absoluto, sino porque te permite justificar decisiones: por qué un cliente debe actualizar, por qué conviene cambiar de solución o por qué un proveedor no es una opción razonable.

Lo relevante no es acumular documentación, sino disponer de la necesaria para trabajar con criterio: identificar el sistema y respaldar con evidencia el cumplimiento.

Qué debe incluir la declaración responsable del SIF

El documento tiene que permitir identificar sin dudas el sistema y su alcance. Si no, no “vale” para el propósito real del despacho.

Sin convertirlo en una auditoría, debería quedar claro al menos:

• Identificación del sistema (producto/solución y, si aplica, su denominación comercial).
• Versión a la que aplica la declaración (este punto es el que más suele dar problemas).
• Fabricante/Responsable de la declaración (quién la emite y con qué datos identificativos).
• Alcance: qué cubre exactamente (funcionalidades relevantes y, si procede, componentes/módulos incluidos).
• Fecha de emisión (y firma o validación formal equivalente).

Si la declaración es genérica, si no aparece la versión, o si el alcance queda ambiguo (“cubre todo”) sin concretar, el despacho se queda igual que antes: con una afirmación difícil de defender.

Qué pasa si contratas una solución que no la tiene (o no corresponde)

Aquí el problema no es “falta un documento”. El problema es que, si el sistema debía estar debidamente certificado y no puedes acreditarlo, te quedas sin base cuando toque justificar el cumplimiento. Y, además, existe régimen sancionador: la LGT prevé una multa fija de 50.000 € por cada ejercicio en supuestos de tenencia de sistemas que no estén debidamente certificados cuando debían estarlo (o que se hayan alterado/modificado).

Hay otro matiz que para un despacho es importante: la AEAT indica que el obligado a emitir facturas que utilice un sistema debidamente certificado “no tendrá responsabilidad por el incorrecto funcionamiento”; esa responsabilidad correspondería al fabricante, en relación con el artículo 201 bis.
Dicho claro: cuando no hay declaración (o no es utilizable), pierdes parte de esa tranquilidad.

En la práctica, esto suele traducirse en lo mismo: prisas, dudas con el proveedor, clientes nerviosos y, a veces, migraciones forzadas cuando ya no hay margen.

Matrix Connect: cumplimiento y seguridad en el circuito documental

Contar con la declaración responsable es la base para confiar en el software. Pero en el día a día del despacho, muchos problemas no vienen del documento, sino del circuito: facturas y evidencias que llegan por canales distintos, versiones duplicadas, comunicaciones dispersas y poca trazabilidad.

Ahí encaja Matrix Connect como capa operativa: ayuda a ordenar el intercambio documental con clientes en un canal controlado y con más seguridad que el correo. Y, si además el software con el que trabajas no solo dispone de su declaración, sino que aporta garantías adicionales (auditorías, certificación y controles verificables), el despacho gana en estabilidad: menos incidencias, menos “casos especiales” y más criterio homogéneo.

Preguntas frecuentes

¿La declaración responsable la emite la AEAT?

No. La emite el fabricante del sistema, bajo su responsabilidad. La AEAT define el marco y explica el rol de este documento dentro del cumplimiento.

¿Me vale una declaración “genérica” sin versión?

En la práctica, no te resuelve el problema principal. Si no hay versión, no puedes vincular el documento con el software que usa el cliente.

¿Y si el proveedor dice que cumple, pero no aporta la declaración?

Como criterio de despacho, eso debería considerarse una señal de riesgo. No se trata de desconfiar “por deporte”, sino de evitar un escenario en el que la única prueba sea un mensaje comercial.

¿Esto afecta a todos mis clientes?

Depende del ámbito de aplicación y del tipo de cliente. En carteras con perfiles distintos, lo habitual es segmentar: quién entra en el cambio y quién no.

¿Debo conservar la declaración como despacho?

No es obligatorio, pero sí es recomendable como evidencia de criterio: especialmente si gestionas implantaciones, cambios de versión o recomendaciones de software.

Antes de hablar de sanciones, conviene entender qué es VeriFactu y cuál es su finalidad. Este sistema impulsado por la AEAT establece una nueva forma de emitir y conservar facturas, con criterios de trazabilidad y seguridad mucho más estrictos. No cumplir con sus requisitos puede derivar en sanciones económicas importantes y en la pérdida de confianza frente a clientes y administraciones.

¿Qué dice la normativa sobre las sanciones de VeriFactu?

El sistema VeriFactu nace del Real Decreto 1007/2023, en el marco de la Ley Antifraude, con el objetivo de garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

La normativa estable sanciones específicas para quienes no utilicen el software adaptado o intenten manipular sus registros. Según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria (LGT), estas multas pueden llegar hasta las 50.000€ euros por ejercicio, dependiendo de la gravedad del incumplimiento: desde no emitir facturas con los formatos exigidos hasta impedir su remisión automática a la AEAT.

Además del impacto económico, la Agencia Tributaria intensificará los controles y la vigilancia sobre aquellos contribuyentes que no cumplan con los requisitos técnicos del sistema.

¿Qué sanciones contempla la AEAT?

La Agencia Tributaria puede imponer diferentes tipos de sanciones relacionadas con el incumplimiento de VeriFactu. Entre las más habituales destacan:

• Multas económicas: el importe dependerá de la gravedad y de la reincidencia, pero en muchos casos las sanciones suponen un coste elevado que afecta directamente a la liquidez de la empresa.
• Bloqueo operativo: en determinados casos, la AEAT puede considerar inválidas las facturas emitidas con sistemas no conformes, obligando a rehacer procesos contables y de facturación.
• Impacto reputacional: trabajar con un software que no cumple genera dudas entre clientes, proveedores y socios, afectando la confianza y la imagen del negocio.

En definitiva, las sanciones no se limitan a lo económico: también ponen en riesgo la operativa y la credibilidad de la empresa.

El riesgo de confiar a ciegas en tu software

Uno de los errores más comunes es dar por hecho que el software utilizado “ya está adaptado” a VeriFactu porque así lo asegura el proveedor. Sin embargo, sin una verificación real, esto puede convertirse en humo: sistemas incompletos, adaptaciones a medias o errores técnicos que determinan repercutiendo directamente en el despacho o la pyme.

Confiar a ciegas en tu software puede significar enfrentarte a sanciones sin saberlo. Por eso es clave asegurarse de que la herramienta utilizada esté realmente auditada y certificada por entidades independientes, garantizando que cumple al 100% con todos los requisitos técnicos y legales de la normativa.

La importancia de elegir un software certificado y auditado

Optar por un software certificado y auditado supone una garantía adicional frente a sanciones y problemas de cumplimiento. No se trata solo de emitir facturas, sino de hacerlo con trazabilidad, seguridad y con certeza de que el sistema responde ante cualquier inspección.

En este punto, Matrix Connect marca la diferencia. Nuestro software no solo está adaptado a Verifactu, sino que ha sido auditado y certificado por una empresa independiente, lo que asegura un cumplimiento real y verificable. Además, ofrecemos formación, soporte y acompañamiento continuo para que la transición sea sencilla y sin riesgos.

Conclusión

Las sanciones por no cumplir con Verifactu son reales y afectan tanto al bolsillo como a la reputación de las empresas. El error más peligroso es confiar a ciegas en un software sin garantías.

La clave está en elegir una solución auditada, certificada y con respaldo experto, que no solo cumpla, sino que también aporte tranquilidad y eficiencia. Con Matrix Connect, el despacho o la pyme gana seguridad y control en cada factura.

Si quieres conocer más sobre Matix Connect, contáctanos y te asesoramos sin compromiso.

Actualizado: febrero de 2026

Verifactu es el marco que regula los Sistema Informáticos de Facturación (SIF), con el objetivo de garantizar que los registros asociados a la facturación sean íntegros, trazables e inalterables. En otras palabras: no hablamos sólo de “emitir una factura”, sino de cómo el software la genera, la registra y evita sin rastro, con un formato estandarizado y verificable.

En diciembre de 2025 se confirmó una ampliación de plazos: la exigibilidad se mueve a 2027. Esto da margen, pero también puede llevar a un error típico: “ya lo miraremos más adelante”. La experiencia con cambios normativos es clara: cuando se deja para el final, lo que falla no es la norma, sino el arranque operativo (pruebas, formación y ajustes de proceso).

Qué es VeriFactu y qué cambia en la práctica

De forma resumida, la normativa obliga a que, en el momento de expedición de la factura, el SIF genere un registro de facturación (un “resumen” estructurado de la factura) y le incorpore medidas de seguridad y control como:

• Huella digital (hash) del registro.
• Encadenamiento con el registro anterior (para detectar saltos u omisiones).
• Firma electrónica del emisor “en su caso” (según modalidad).

Además, el sistema debe incluir código QR en la factura, que permite a quien recibe la factura remitir datos a la administración para posible contraste o comprobación posterior.

¿A quién afecta la nueva normativa?

El sistema VeriFactu afecta, en la práctica, a la mayoría de empresas y autónomos que emiten facturas utilizando un sistema informático de facturación en territorio de régimen común.

Quedan fuera del ámbito general quienes ya están adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII) y quienes tributan por normativa foral en País Vasco o Navarra (donde aplican sus propios marcos, por ejemplo, TicketBAI en el País Vasco).

Cuándo entra en vigor VeriFactu: calendario actualizado a 2027

La Agencia Tributaria publicó una nota informativa con los nuevos plazos (por modificación introducida por el Real Decreto-ley 15/2025):

• Antes del 1 de enero de 2027: entidades que presenten Impuestos sobre Sociedades.
• Antes del 1 de julio de 2027: resto de obligados tributarios.

Qué cambia con la prórroga a 2027 y qué no

La prórroga cambia el cuándo, no el qué.

Qué cambia

Ganas margen para hacer una implantación por fases: pruebas , formación y ajuste de proceso sin presión de calendario.

Qué no cambia

El enfoque del reglamento: requisitos sobre el sistema y estandarización de formatos de los registros de facturación.

La necesidad de ordenar criterios internos (rectificativas, circuitos, trazabilidad) para que el sistema sea sostenible cuando sea exigible.

Modalidades de cumplimiento: VeriFactu y No VeriFactu

La AEAT contempla dos modalidades válidas de cumplimiento. La diferencia práctica está en si el sistema remite los registros a la Agencia Tributaria o si los conserva íntegramente en el propio sistema del emisor, cumpliendo los requisitos exigidos en cada caso.

Modalidad VeriFactu

En la modalidad VeriFactu, el sistema genera los registros de facturación y los remite a la AEAT de forma inmediata tras su producción. En la práctica, esto aporta un modelo más estandarizado de cumplimiento y facilita una verificación más directa por parte de terceros a través del QR incorporado en la factura.

Modalidad No VeriFactu

La modalidad No verifactu consiste en operar con un sistema de facturación sin remitir los registros a la AEAT de forma inmediata. En este modelo, los registros se generan en el momento de emisión, quedan protegidos con mecanismos de seguridad (firma/huella) y se conservan dentro del propio sistema de la empresa.

Limitaciones de la Modalidad No VeriFactu

• Menor trazabilidad: al no haber remisión, la factura no queda con la misma trazabilidad “inmediata” hacia fuera, y eso suele implicar más comprobaciones cuando haya una revisión o requerimiento.
• Mayor carga administrativa: al no haber remisión, la gestión y custodia de la información recae más en la empresa, y suele requerir más control y más tareas de seguimiento en el día a día.
• Más probabilidades de requerimientos/controles: en medios y ponencias del sector la AEAT ha señalado que prestará más atención a quienes no envíen registros en tiempo real.

Cómo prepararse para VeriFactu

La adaptación no debería ser “instalar un programa”, sino estabilizar un circuito. Un enfoque muy realista para asesorías y empresas es:

1. Diagnóstico

Identifica dónde se factura hoy, quien lo hace y qué volumen existe.

2. Nombra un responsable VeriFactu y define un cronograma

Asigna un responsable y fija un calendario interno con hitos: selección de software, piloto, formación y arranque. Así el proyecto avanza y no se queda en intención.

3. Pruebas y formación

Aprovecha el margen hasta 2027 como periodo real de pruebas: el coste oculto suele estar en el “arranque” sin formación ni validación interna, no en la licencia.

4. Plan por fases + seguimiento

Implanta por grupos de clientes y acompáñalo con un control básico: un cuadro interno para ver quién está adaptado y revisiones periódicas para detectar incidencias a tiempo.

Riesgos de dejarlo para el final

Esperar al último momento suele provocar:

• Falta de tiempo para probar y corregir fricciones.
• Formación insuficiente y errores por cambio de hábitos.
• Dependencia de soporte en un periodo donde todo el mercado va a la vez.

Más allá de la operativa, dejarlo para el final también aumenta el riesgo de incumplimiento. Te lo explicamos aquí: “Sanciones por no cumplir con VeriFactu: lo que debes saber”.

Matrix Connect: software VeriFactu auditado y certificado

Matrix Connect es el módulo de Matrix pensado para conectar el despacho con sus clientes: facilita el envío de documentación, la comunicación y el seguimiento del trabajo sin duplicidades. En la práctica, ayuda a ordenar el intercambio de información (tickets, facturas, justificantes…) y a mantener un canal seguro y directo entre ambas partes.

Además, Matrix Connect incorpora un entorno de facturación alineado con normativas como TicketBAI, VeriFactu o FACe. Esto permite que la adaptación a VeriFactu no sea un “proyecto aislado”, sino una evolución coherente dentro de un sistema que ya centraliza documentación, comunicación y proceso.

Y, como extra de garantía, Matrix Connect ha sido auditado y certificado de forma voluntaria por una entidad independiente, aportando un plus de confianza para despachos que quieren afrontar el cambio normativo con seguridad y evidencias claras.

¿Quieres conocer más sobre Matrix Connect? Contáctanos y te mostramos cómo funciona.

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Preguntas frecuentes sobre VeriFactu (2027)

¿Puedo seguir haciendo mis facturas en Excel?

Depende. A efectos de la norma, una hoja de cálculo como Excel puede considerarse un sistema informático de facturación (admite datos de factura, los conserva y los procesa) y, por tanto, tendría que cumplir los mismos requisitos que un programa de facturación.

¿Y si emito todas mis facturas de forma manual (talonario, a mano o a máquina)?

En ese caso, no aplicaría el reglamento, porque no estás usando un sistema informático de facturación para expedirlas.

¿Afecta también a tickets y facturas simplificadas?

Sí. La AEAT aclara que las facturas simplificadas están sometidas al reglamento y, en modalidad VeriFactu, deben comunicarse automáticamente a la AEAT.

¿Cómo se “certifica” que un software cumple VeriFactu?

La AEAT explica que la “certificación” se articula mediante una declaración responsable del productor del software, que debe acreditar que el sistema cumple con todos los requisitos exigidos.

En Matrix Connect, además de contar con la declaración responsable, la solución ha sido auditada y certificada por una entidad externa independiente.