En este artículo, abordaremos todo lo que necesitas saber sobre la factura electrónica obligatoria: desde qué es, qué datos debe contener, hasta cómo puedes implementarla fácilmente en tu empresa para cumplir con la normativa vigente y optimizar tus procesos administrativos.

¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica obligatoria es una modalidad digital de factura que debe cumplir con ciertos requisitos legales y técnicos para tener la misma validez jurídica que una factura en papel. A partir de la nueva normativa regulada por la Ley Crea y Crece, su uso será obligatorio para empresas y autónomos en determinadas situaciones, especialmente en operaciones B2B.

Este tipo de factura no solo agiliza la gestión documental, sino que también permite mayor trazabilidad, control fiscal y reducción de fraude. Su uso será progresivo según el tamaño de la empresa y los plazos marcados por el reglamento.

Tipos de facturas: simplificada, proforma y electrónica.

En el entorno empresarial, existen diferentes tipos de facturas con usos concretos:

• Factura simplificada: sustituta del antiguo “ticket”, se utiliza en operaciones de bajo importe o ventas al consumidor final. Tiene menos requisitos formales que una factura completa.
• Factura proforma: no es una factura legalmente válida, sino un documento informativo previo a una venta que refleja los términos de una operación comercial. Descubre todos los detalles sobre la factura proforma.
• Factura electrónica: es una factura legal emitida y recibida en formato digital, con los mismos efectos legales que una factura en papel.

Cada tipo de factura cumple una función específica, pero la factura electrónica es la única con carácter obligatorio en el nuevo marco regulador.

¿Qué datos debe incluir una factura electrónica válida?

Para que una factura electrónica tenga validez legal debe contener, como mínimo, los siguientes datos:

• Número y serie de la factura.
• Fecha de emisión.
• Datos fiscales del emisor y del receptor.
• Descripción detallada de los bienes o servicios prestados.
• Tipo impositivo aplicable y cuota tributaria.
• Importe total.
• Firma digital o sistema de validación que garantice autenticidad.

Además, el formato deberá cumplir con los estándares exigidos por al Agencia Tributaria para su correcta lectura y verificación.

Errores comunes al implementar la factura electrónica y cómo evitarlos.

La transición a la factura electrónica puede parecer sencilla, pero muchas empresas cometen errores que dificultan su correcta implementación o incluso ponen en riesgo su cumplimiento normativo. A continuación, repasamos los más frecuentes y cómo evitarlos:

1. Confiar en soluciones poco especializadas o genéricas

Muchas empresas optan por herramientas de facturación genéricas que no están plenamente adaptadas o los requisitos específicos de la factura electrónica obligatoria.Esto puede derivar en errores de validación, problemas de compatibilidad o incluso incumplimientos legales.

2. Desconocer los requisitos legales

Muchas empresas no se informan adecuadamente sobre los datos obligatorios que debe contener una factura electrónica. Esto puede derivar en sanciones o rechazo de facturas. Es imprescindible consultar fuentes oficiales y asegurarse de que la herramienta de facturación los incluya por defecto.

3. No validar correctamente las facturas

Validar correctamente una factura electrónica es fundamental para que sea aceptada. Esto implica comprobar que cumple con los requisitos de estructura, que incorpora una firma digital y que el archivo se genera en el formato adecuado.

4. Falta de formación del equipo

A menudo, el personal administrativo o contable no recibe formación específica para manejar la nueva herramienta. Este desconocimiento genera errores manuales que se podrían evitar fácilmente con sesiones básicas de capacitación.

5. No contar con soporte técnico adecuado

Implementar un sistema sin el respaldo de soporte técnico puede ralentizar la adaptación o gravar cualquier problema que surja.

Beneficios clave de la factura electrónica para empresas

La adopción de la factura electrónica representa una mejora significativa en la gestión empresarial. Más allá de su obligatoriedad en determinados contextos, ofrece ventajas concretas que impactan en la eficiencia, el control y los costes operativos:

• Ahorro de tiempo y recursos: Automatiza tareas repetitivas, reduciendo los tiempos de gestión y minimizando errores humanos.
• Reducción de costes: Elimina el gasto en papel, impresión y almacenamiento físico.
• Mayor control y trazabilidad: Permite un seguimiento detallado de cada factura, facilitando auditorías y controles internos.
• Cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a adaptarse a los requerimientos legales actuales y futuros, incluyendo la relación con la Administración Pública.
• Agilidad en la gestión: Acelera los procesos de envío, recepción y validación de facturas entre empresas.

Estas ventajas no solo permiten cumplir con la normativa vigente sino que también aportan un valor estratégico en el camino hacia la transformación digital.

Actualizado: febrero de 2026

Verifactu es el marco que regula los Sistema Informáticos de Facturación (SIF), con el objetivo de garantizar que los registros asociados a la facturación sean íntegros, trazables e inalterables. En otras palabras: no hablamos sólo de “emitir una factura”, sino de cómo el software la genera, la registra y evita sin rastro, con un formato estandarizado y verificable.

En diciembre de 2025 se confirmó una ampliación de plazos: la exigibilidad se mueve a 2027. Esto da margen, pero también puede llevar a un error típico: “ya lo miraremos más adelante”. La experiencia con cambios normativos es clara: cuando se deja para el final, lo que falla no es la norma, sino el arranque operativo (pruebas, formación y ajustes de proceso).

Qué es VeriFactu y qué cambia en la práctica

De forma resumida, la normativa obliga a que, en el momento de expedición de la factura, el SIF genere un registro de facturación (un “resumen” estructurado de la factura) y le incorpore medidas de seguridad y control como:

• Huella digital (hash) del registro.
• Encadenamiento con el registro anterior (para detectar saltos u omisiones).
• Firma electrónica del emisor “en su caso” (según modalidad).

Además, el sistema debe incluir código QR en la factura, que permite a quien recibe la factura remitir datos a la administración para posible contraste o comprobación posterior.

¿A quién afecta la nueva normativa?

El sistema VeriFactu afecta, en la práctica, a la mayoría de empresas y autónomos que emiten facturas utilizando un sistema informático de facturación en territorio de régimen común.

Quedan fuera del ámbito general quienes ya están adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII) y quienes tributan por normativa foral en País Vasco o Navarra (donde aplican sus propios marcos, por ejemplo, TicketBAI en el País Vasco).

Cuándo entra en vigor VeriFactu: calendario actualizado a 2027

La Agencia Tributaria publicó una nota informativa con los nuevos plazos (por modificación introducida por el Real Decreto-ley 15/2025):

• Antes del 1 de enero de 2027: entidades que presenten Impuestos sobre Sociedades.
• Antes del 1 de julio de 2027: resto de obligados tributarios.

Qué cambia con la prórroga a 2027 y qué no

La prórroga cambia el cuándo, no el qué.

Qué cambia

Ganas margen para hacer una implantación por fases: pruebas , formación y ajuste de proceso sin presión de calendario.

Qué no cambia

El enfoque del reglamento: requisitos sobre el sistema y estandarización de formatos de los registros de facturación.

La necesidad de ordenar criterios internos (rectificativas, circuitos, trazabilidad) para que el sistema sea sostenible cuando sea exigible.

Modalidades de cumplimiento: VeriFactu y No VeriFactu

La AEAT contempla dos modalidades válidas de cumplimiento. La diferencia práctica está en si el sistema remite los registros a la Agencia Tributaria o si los conserva íntegramente en el propio sistema del emisor, cumpliendo los requisitos exigidos en cada caso.

Modalidad VeriFactu

En la modalidad VeriFactu, el sistema genera los registros de facturación y los remite a la AEAT de forma inmediata tras su producción. En la práctica, esto aporta un modelo más estandarizado de cumplimiento y facilita una verificación más directa por parte de terceros a través del QR incorporado en la factura.

Modalidad No VeriFactu

La modalidad No verifactu consiste en operar con un sistema de facturación sin remitir los registros a la AEAT de forma inmediata. En este modelo, los registros se generan en el momento de emisión, quedan protegidos con mecanismos de seguridad (firma/huella) y se conservan dentro del propio sistema de la empresa.

Limitaciones de la Modalidad No VeriFactu

• Menor trazabilidad: al no haber remisión, la factura no queda con la misma trazabilidad “inmediata” hacia fuera, y eso suele implicar más comprobaciones cuando haya una revisión o requerimiento.
• Mayor carga administrativa: al no haber remisión, la gestión y custodia de la información recae más en la empresa, y suele requerir más control y más tareas de seguimiento en el día a día.
• Más probabilidades de requerimientos/controles: en medios y ponencias del sector la AEAT ha señalado que prestará más atención a quienes no envíen registros en tiempo real.

Cómo prepararse para VeriFactu

La adaptación no debería ser “instalar un programa”, sino estabilizar un circuito. Un enfoque muy realista para asesorías y empresas es:

1. Diagnóstico

Identifica dónde se factura hoy, quien lo hace y qué volumen existe.

2. Nombra un responsable VeriFactu y define un cronograma

Asigna un responsable y fija un calendario interno con hitos: selección de software, piloto, formación y arranque. Así el proyecto avanza y no se queda en intención.

3. Pruebas y formación

Aprovecha el margen hasta 2027 como periodo real de pruebas: el coste oculto suele estar en el “arranque” sin formación ni validación interna, no en la licencia.

4. Plan por fases + seguimiento

Implanta por grupos de clientes y acompáñalo con un control básico: un cuadro interno para ver quién está adaptado y revisiones periódicas para detectar incidencias a tiempo.

Riesgos de dejarlo para el final

Esperar al último momento suele provocar:

• Falta de tiempo para probar y corregir fricciones.
• Formación insuficiente y errores por cambio de hábitos.
• Dependencia de soporte en un periodo donde todo el mercado va a la vez.

Más allá de la operativa, dejarlo para el final también aumenta el riesgo de incumplimiento. Te lo explicamos aquí: “Sanciones por no cumplir con VeriFactu: lo que debes saber”.

Matrix Connect: software VeriFactu auditado y certificado

Matrix Connect es el módulo de Matrix pensado para conectar el despacho con sus clientes: facilita el envío de documentación, la comunicación y el seguimiento del trabajo sin duplicidades. En la práctica, ayuda a ordenar el intercambio de información (tickets, facturas, justificantes…) y a mantener un canal seguro y directo entre ambas partes.

Además, Matrix Connect incorpora un entorno de facturación alineado con normativas como TicketBAI, VeriFactu o FACe. Esto permite que la adaptación a VeriFactu no sea un “proyecto aislado”, sino una evolución coherente dentro de un sistema que ya centraliza documentación, comunicación y proceso.

Y, como extra de garantía, Matrix Connect ha sido auditado y certificado de forma voluntaria por una entidad independiente, aportando un plus de confianza para despachos que quieren afrontar el cambio normativo con seguridad y evidencias claras.

¿Quieres conocer más sobre Matrix Connect? Contáctanos y te mostramos cómo funciona.

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Preguntas frecuentes sobre VeriFactu (2027)

¿Puedo seguir haciendo mis facturas en Excel?

Depende. A efectos de la norma, una hoja de cálculo como Excel puede considerarse un sistema informático de facturación (admite datos de factura, los conserva y los procesa) y, por tanto, tendría que cumplir los mismos requisitos que un programa de facturación.

¿Y si emito todas mis facturas de forma manual (talonario, a mano o a máquina)?

En ese caso, no aplicaría el reglamento, porque no estás usando un sistema informático de facturación para expedirlas.

¿Afecta también a tickets y facturas simplificadas?

Sí. La AEAT aclara que las facturas simplificadas están sometidas al reglamento y, en modalidad VeriFactu, deben comunicarse automáticamente a la AEAT.

¿Cómo se “certifica” que un software cumple VeriFactu?

La AEAT explica que la “certificación” se articula mediante una declaración responsable del productor del software, que debe acreditar que el sistema cumple con todos los requisitos exigidos.

En Matrix Connect, además de contar con la declaración responsable, la solución ha sido auditada y certificada por una entidad externa independiente.