Cuando un despacho decide implantar un software de gestión documental, suele llegar a la misma sensación: “sabemos que lo necesitamos, pero no tenemos claro cuál elegir”. La oferta es amplia, todos los proveedores prometen algo parecido y es fácil dejarse llevar por el precio o por una demo llamativa.

Sin embargo, la elección de este tipo de software no es una decisión menor. Afecta a cómo se organiza el trabajo interno, a la relación con los clientes y el cumplimiento normativo. En esta guía veremos cómo elegir el mejor software de gestión documental para tu despacho, qué criterios tener en cuenta y qué errores conviene evitar.

Por qué no vale cualquier software de gestión documental para un despacho

Un gestor documental genérico puede servir para una empresa que solo necesita guardar contratos o documentación interna. En una asesoría o despachos profesional la situación es distinta: trabajas con datos muy sensibles, plazos cerrados y un volumen de documentos que crece cada mes.

Además, la documentación no llega por un único canal. Entra por correo electrónico, portales de la Administración, plataformas de clientes, herramientas de facturación o incluso en papel. A todo esto se suma la presión del calendario fiscal y laboral, y la obligación de conservar y organizar la información para posibles inspecciones.

Por eso, al elegir software de gestión documental, hay que buscar algo más que un “sitio donde guardar PDFs”. La herramienta debe ayudar a controlar el flujo completo de documentación: recepción, clasificación, búsqueda, acceso, trazabilidad y, cuando sea posible, automatización.

Define las necesidades de tu despacho antes de hablar con proveedores

Antes de solicitar demos, merece la pena detenerse un momento y analizar cómo trabajáis ahora y qué queréis mejorar. Define, a grandes rasgos, qué documentación gestionáis y en qué volumen, quién necesita acceder (equipo interno, colaboradores o clientes) y con qué herramientas debe integrarse para evitar tareas duplicadas.

Por último, ten presente el marco de seguridad y cumplimiento que te afecta (por ejemplo, factura electrónica, VeriFactu, TicketBAI o SII), porque condiciona permisos, trazabilidad, conservación y auditorías. Con estas tres ideas claras, las demos se vuelven mucho más comparables y es más difícil que «una buena presentación» te haga perder el foco.

Funciones imprescindibles en un software de gestión documental para asesorías

Con tus necesidades claras, llega el momento de revisar qué debería ofrecer, como mínimo, un software de gestión documental adaptado a asesorías y despachos.

En el día a día, resulta fundamental que facilite la captura y clasificación de documentos. Lo ideal es que puede recoger información desde distintos canales (subida manual, correo, integraciones, escáner…) y que la clasificación por cliente, ejercicio y tipo de documento sea prácticamente automática. Cuanto menos tiempo dedique el equipo a renombrar y mover archivos, mejor.

La gestión de permisos y roles es otro bloque crítico. No todos los usuarios necesitan ver todo, y menos cuando se trata de datos salariales o información especialmente sensible. El software debe permitir definir perfiles, limitar acciones (ver, editar, borrar, compartir) y registrar quién hace qué en cada documento.

La búsqueda también marca la diferencia. Un sistema en el que localizar un documento concreto cueste varios minutos termina abandonándose. Lo razonable es poder filtrar por cliente, periodo, tipo de documento e incluso por ciertos datos clave, y que la respuesta sea casi inmediata.

En un despacho, además, la trazabilidad no es un lujo, sino una tranquilidad. Contar con un historial de versiones, saber quién ha descargado o modificado cada archivo y disponer de registros exportables puede ahorrar muchos problemas ante revisiones internas o externas.

Por último, el software debería facilitar el acceso seguro desde cualquier lugar, con conexiones cifradas y un modelo de autenticación robusto. La combinación de trabajo presencial, remoto y visitas a clientes exige poder conectarse al sistema sin descuidar la seguridad.

Preguntas clave para comparar soluciones de software de gestión documental

Cuando llega el momento de valorar distintas soluciones de software de gestión documental, tener claras algunas preguntas por adelantado te ayudará a ver si encajan de verdad con tu despacho y con la forma en la que trabajáis.

Una primera cuestión importante es cómo se cómo se gestionará la migración de la documentación actual. No todos los despachos parten de cero; muchos tienen años de archivos repartidos en servidores internos, nubes genéricas y ordenadores personales. Es necesario saber si la solución que elijas ofrece apoyo en migración, qué herramientas tiene para facilitarla y si supone un coste adicional.

También conviene entender bien el modelo de licenciamiento y costes. No todo el software se cobra igual: algunas soluciones se licencian por usuario, otras por volumen de documentos o por clientes. Preguntar cómo evolucionará el precio si el despacho crece evita sorpresas a medio plazo.

El apartado de soporte y formación suele pasarse por alto y, sin embargo, es determinante para la adopción. Es útil aclarar si hay soporte en español, qué canales se utilizan (teléfono, chat, correo), cuál es el horario y si se incluye una formación inicial al equipo o materiales específicos para nuevos usuarios. Una herramienta excelente, pero mal explicada, acaba infrautilizada.

Formación, acompañamiento y cumplimiento normativo: lo que marca la diferencia a largo plazo

Más allá de las funciones y del modelo de licencia, hay tres aspectos que marcan la diferencia cuando el software se empieza a utilizar de verdad en el día a día del despacho: la formación inicial, el acompañamiento continuo y el enfoque en seguridad/cumplimiento normativo.

Formación: que el equipo sepa usar lo que contratas

Una herramienta potente que nadie sabe utilizar no resuelve ningún problema. Por eso, es clave saber qué tipo de formación ofrece el fabricante:

• Si se acompaña el arranque con sesiones formativas para todo el equipo.
• Si existen guías, vídeos y documentación adoptados a los perfiles reales del despacho (fiscal, laboral, administración…).
• Si se contempla la formación de nuevas incorporaciones sin tener que empezar de cero cada vez.

Cuanto mejor acompañada esté la fase de aprendizaje, menos resistencia al cambio habrá y antes se verán resultados.

Acompañamiento: no solo soporte cuando algo falla

El segundo punto es el acompañamiento. No se trata solo de abrir un ticket cuando hay una incidencia técnica, sino de tener un fabricante que entienda tu negocio y te ayude a sacar más partido al software con el tiempo.

Aquí es importante saber si vas a contar con un interlocutor claro, si se revisan periódicamente vuestros procesos, si se os informará de mejoras relevantes y si tendréis apoyo para adaptar la herramienta a nuevas necesidades.

Seguridad y cumplimiento normativo: más allá del mínimo exigible

El tercer bloque, y probablemente el más crítico en un despacho profesional, es la seguridad y el cumplimento normativo. No basta con una respuesta genérica de “cumplimos la normativa vigente”, conviene profundizar un poco más.

Al valorar una solución, es recomendable preguntar:

• Dónde se almacenan los datos y qué medidas se aplican para protegerlos.
• Qué políticas de copias de seguridad existen y cómo se gestiona la recuperación ante incidencias.
• Cómo se demuestra que la gestión de la documentación está alineada con las nuevas exigencias legales.

En nuestro caso, Matrix Connect, el módulo de nuestra suite que corresponde a la parte de cumplimiento normativo, ha sido auditado y certificado de forma voluntaria, con el objetivo de poder acreditar que la forma en la que se gestiona la documentación y los flujos asociados cumplen con los requisitos de las nuevas normativas (Verifactu).

Esa decisión de ir más allá del mínimos exigible es un buen indicador a la hora de elegir qué software de gestión documental incorporar a tu despacho. Si la herramienta va a sostener la información de tus clientes durante años, necesitas la tranquilidad de que está preparada para resistir cambios normativos, auditorías y revisiones sin sobresaltos.

Errores habituales al elegir software de gestión documental

En la práctica, muchos despachos tropiezan con los mismos errores al elegir software. Conocerlos de antemano puede evitar decisiones que después cuestan tiempo y dinero.

Uno de los fallos más frecuentes es centrarse casi exclusivamente en el precio. Es lógico tener un presupuesto, pero si el criterio principal es la cuota mensual más baja, se corre el riesgo de implantar una herramienta que el equipo no utiliza porque resulta lenta, poco intuitiva o limitada. El coste real no está solo en la licencia, sino también en las horas que se pierden o se ganan en su uso.

Otro error habitual es no implicar a las personas que van a trabajar con el sistema a diario. Cuando la decisión se toma únicamente desde gerencia, pueden pasarse por alto detalles del trabajo real del equipo: cómo se agrupan los documentos, qué consultas se hacen más a menudo, qué procesos son más críticos en determinadas campañas, etc. Involucrar a perfiles de fiscal, laboral y administración suele aportar una visión más completa.

También es común subestimar la importancia de la integración. Un software de gestión documental que obligue a descargar documentos para luego subirlos a otra herramienta reproduce los problemas de siempre, con un envoltorio nuevo. En cambio, una buena integración con las soluciones contables y de facturación puede reducir mucho la carga administrativa.

Por último, algunos despachos no piensan en la escalabilidad. Eligen una herramienta que encaja con la situación actual, pero que se queda corta cuando aumentan los clientes, crece el volumen de documentación o se abren nuevas líneas de negocio. Andes de decidir, merece la pena plantearse cómo queréis estar en unos años y si el software podrá acompañar ese crecimiento.

Cómo tomar una decisión con criterios claros

Con toda esta información, la sección se vuelve más manejable si se traduce en criterios concretos. Una forma sencilla de hacerlo es elaborar una tabla con los aspectos que más pesan para tu despacho: funcionalidad, integración, facilidad de uso, formación. acompañamiento, seguridad, coste estimado a medio plazo, especialización en asesorías y valorar cada opción de software con esa base.

No se trata de que la tabla decida por sí sola, pero sí de poner números a las sensaciones que dejen las demos y las conversaciones comerciales. Así se reduce el peso de la intuición y se gana en objetividad.

MatrixDV: mucho más que un software de gestión documental

Con todos estos criterios sobre la mesa, tiene sentido fijarse en soluciones que no sólo resuelvan la parte documental, sino que acompañen el funcionamiento completo de un despacho. En ese contexto, Matrix no es un gestor documental aislado, sino una única plataforma que combina un gestor documental con cinco módulos complementarios que crece con tu empresa.

Además de la gestión documental, Matrix cubre ámbitos como la contabilización automática de facturas, la relación y el intercambio de información con el cliente, la gestión fiscal y laboral, la conciliación bancaria y la definición de flujos de trabajo internos. Todo ello en un mismo entorno, de manera que los documentos, los datos y los procesos del despacho se gestionan de forma coordinada y escalable.