Introducción

Las facturas proforma son documentos comunes en entornos comerciales, pero generan muchas dudas en el día a día de las asesorías.

Aunque su aspecto recuerda al de una factura, su función y validez son muy distintas.

En este artículo aclaramos qué es una factura proforma, para qué sirve y qué debe tener en cuenta una asesoría al gestionarla.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento informativo que anticipa las condiciones de una futura operación comercial.

No tiene efectos fiscales ni contables.

Sirve como propuesta formal que detalla productos, precios e impuestos antes de emitir la factura real.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma actúa como un documento de apoyo.

Se utiliza para presentar un presupuesto detallado al cliente o para formalizar condiciones de venta sin que exista todavía una obligación de pago.

Entre sus usos más frecuentes:

• Adjuntar a propuestas comerciales o contratos.
• Justificar importaciones o trámites bancarios.
• Justificar importaciones o trámites bancarios.
• Acordar precios con antelación.

No se declara ni se contabiliza, pero tiene valor jurídico como prueba documental.

¿Qué debe incluir una factura proforma?

Aunque no es una factura legal, una proforma debe contener información clara y detallada.

Debe identificarse claramente como “Factura Proforma” y reflejar los datos clave de la operación.

Contenido habitual:

• Encabezado con la mención “Factura Proforma”.
• Fecha de emisión.
• Datos del emisor y del cliente.
• Descripción de productos o servicios.
• Base imponible e impuestos aplicables.
• Precio total estimado.

No requiere numeración fiscal, pero muchas empresas usan códigos internos para su control.

¿Tiene validez legal o fiscal?

Desde el punto de vista fiscal, no tiene validez.

No genera devengo de IVA ni se registra contablemente.

Sin embargo, sí puede tener validez jurídica como prueba de intención comercial, sobre todo si está firmada o aceptada por ambas partes.

¿Cómo se gestiona en una asesoría?

Las asesorías deben tener claro que las facturas proforma no sustituyen a las facturas reales.

Su función es exclusivamente informativa, pero conviene archivarlas correctamente y asociarlas al expediente del cliente.

En herramientas como Matrix Connect, es posible:

• Generar facturas proforma desde la plataforma.
• Asociarlas a un cliente o proyecto.
• Convertirlas fácilmente en factura definitiva.

Conclusión

La factura proforma no es un documento fiscal, pero sí una herramienta útil para anticipar condiciones comerciales.

Usarla correctamente ayuda a evitar malentendidos y a organizar mejor el proceso de facturación.

Para asesorías, es importante conocer su función, sus límites y cómo gestionarla con seguridad y trazabilidad.

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