Desde 2026, todas las empresas y autónomos que emitan facturas deberán cumplir con un nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria: VeriFactu. Esta normativa marca un antes y un después en la forma de registrar, conservar y remitir facturas, y afecta directamente a los procesos administrativos y contables.

En este artículo te explicamos qué es VeriFactu, a quién afecta, cómo funciona y por qué conviene prepararse desde ya.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es el nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria que obliga a los software de facturación a generar y conservar registros de facturas con ciertas medidas de seguridad, como la firma digital, el código QR y la huella digital de cada factura. Todo ello con el objetivo de prevenir el fraude fiscal y garantizar la integridad de la información tributaria.

Se enmarca dentro del Real Decreto 1007/2023 y desarrolla el artículo 29.2j de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley Antifraude. Su aplicación será obligatoria a partir de 2026 para empresas y autónomos, aunque los desarrolladores de software deben adaptarse antes del 29 de julio de 2025.

¿A quién afecta la nueva normativa?

El sistema VeriFactu afecta a todas las empresas y autónomos que emitan facturas utilizando sistemas informáticos, siempre que no estén sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII) o al sistema TicketBAI (País Vasco y Navarra).

También deben adaptarse los desarrolladores y proveedores de software de facturación. Existen algunas exenciones para actividades muy concretas, como el régimen especial de agricultura o ciertos arrendamientos no considerados actividad económica.

¿Cómo afecta VeriFactu a tu despacho?

La nueva normativa introduce responsabilidades directas para los despachos profesionales, especialmente aquellos que gestionan la facturación o asesoría fiascal de terceros:

• Deberán asegurarse de que tanto su propio software como el de sus clientes cumplen con los requisitos técnicos y legales establecidos.
• Tendrán que adaptarse a un nuevo flujo de trabajo, donde cada factura deberá cumplir condiciones específicas de generación, almacenamiento y trazabilidad.
• Asumirán un papel clave en la formación y acompañamiento de clientes durante la transición hacia sistemas compatibles con VeriFactu.

Este cambio implica no solo una actualización tecnológica, sino también una transformación operativa que afecta la forma de prestar los servicios contables y fiscales. Por ello, es fundamental que los despachos comiencen cuanto antes a revisar sus procesos internos, evaluar sus herramientas actuales y diseñar un plan de adaptación progresiva.

¿Cómo funciona el sistema VeriFactu?

El sistema se basa en el uso de un software de facturación capaz de generar un archivo en formato XML estructurado por cada factura emitida. Este archivo debe contener elementos clave como una huella digital (hash)m un código QR y una firma electrónica cualificada, que aseguren su autenticidad, trazabilidad e inalterabilidad desde el momento de su creación.

Aunque no se requiere certificación oficial por parte de la AEAT, sí es obligatorio que el software incorpore una declaración responsable del fabricante. Esta declaración garantiza que la herramienta cumple con los requisitos establecidos en el Reglamento VeriFactu, incluidos los aspectos técnicos y de seguridad.

El software debe cumplir con criterios estrictos de:

• Integridad y trazabilidad.
• Inalterabilidad y accesibilidad.
• Registro de eventos.
• Firma electrónica cualificada.
• Capacidad de remisión automática a Hacienda.

Matrix Connect ya incorpora todas las funcionalidades exigidas por el reglamento VeriFactu, lo que la convierte en una solución fiable y preparada para afrontar este cambio normativo. De forma voluntaria, y como muestra de compromiso con la transparencia y el cumplimiento, Matrix ha obtenido un certificado independiente que acredita que su sistema cumple con todos los requisitos técnicos y funcionales establecidos por al Agencia Tributaria, a pesar de que esta certificación no sea obligatoria.

Diferencias entre VeriFactu y la factura electrónica

Aunque ambos conceptos están relacionados con la digitalización fiscal, responde a objetivos distintos y tienen implicaciones técnicas y legales diferentes. Es importante entender en qué se diferencian para aplicar correctamente cada sistema en función de las obligaciones de tu empresa o despacho:

¿Qué ventajas tiene adaptarse ya?

Adelantarse a la obligación legal no solo minimiza riesgos, sino que ofrece beneficios tangibles para el día a día de cualquier empresa o despacho profesional:

• Cumplimiento normativo asegurado: Evita sanciones económicas (que pueden superar los 50.000€ por ejercicio) y garantiza estar preparado ante futuras inspecciones.
• Eficiencia operativa: Automatizar el proceso de facturación reduce errores humanos, tiempos de gestión y costes administrativos.
• Mejor relación con clientes: Estar actualizado transmite confianza y profesionalidad, y permite ofrecer servicios de mayor valor añadido a los clientes que también deban adaptarse.
• Ventaja competitiva: Anticiparse a la normativa permite posicionarse como un despachos innovador y con visión estratégica.
• Mejora la trazabilidad y control interno: El sistema registra eventos y asegura la integridad de los datos, lo que facilita la auditoría y el análisis contable.
• Transparencia fiscal: Refuerza la cultura del cumplimiento y contribuye a la imagen responsable de la organización.

¿Cómo puede ayudarte Matrix?

Si tu despacho trabaja con clientes sujetos al SII, es fundamental contar con herramientas que ayuden a organizar, automatizar y validar los datos de forma eficiente.

Si quieres conocer más, contáctanos y te asesoramos sin compromiso.