Gestoría Mays, con sede en Salamanca, llevaba tiempo explorando soluciones para automatizar procesos contables y reducir trabajo manual. El punto de inflexión llegó cuando comprobaron que el OCR integrado en su ERP “no era operativo” y que, aunque aportaba ventajas puntuales, generaba fricción en otros procesos.

Quién es Gestoría Mays

Fundada en 1954, Gestoría Mays presta un servicio integral dentro del ámbito de la asesoría (fiscal, laboral, contable, subvenciones y relación con administraciones). Mays explica que su trayectoria les ha dado perspectiva para asumir una idea clara: el sector está en cambio continuo y la tecnología tiene que ayudar a facilitar la relación con el cliente.

El problema: cuando la automatización no es estable, se convierte en freno

La asesoría llevaba años investigando herramientas para automatizar la lectura de facturas y trasladar esa información a la contabilidad. En esa exploración, empezaron con una solución incluida en su ERP, pero el equipo detectó que había procesos que “no acababan de funcionar correctamente”: se ganaba en algunos aspectos, pero se perdía en otros.

La señal más clara llegó desde el propio proveedor del ERP, que reconoció que no estaban consiguiendo implementarlo correctamente y que existían alternativas con una operativa superior. Ese reconocimiento terminó de confirmar que necesitaban cambiar a una solución especializada.

Por qué Gestoría Mays da el paso: operatividad, calidad y referencias del sector

Gestoría Mays buscaba un salto de calidad real en el día a día: una herramienta más operativa, con menos errores y mayor capacidad de aprendizaje. También influyó el “boca a boca” profesional: Matrix era una solución conocida en el sector y recomendada por otros despachos.

Cómo ayuda MatrixDV a Gestoría Mays en el día a día

Automatización contable de facturas (OCR) para trabajar “al día”

Hoy, el uso principal es la automatización contable de facturas, apoyada en Matrix Autoform. Esto reduce el tiempo de introducción manual, disminuye errores y ayuda a trabajar con la contabilidad más al día.

Gestor documental: localizar una factura en segundos

Además, el gestor documental es una pieza clave para la operativa: facilita la colaboración con el cliente, permite tener la información al día y da agilidad cuando toca localizar documentación, incluso ante posibles inspecciones o requerimientos, gracias a un buscador rápido.

Matrix Connect para trasladar el beneficio al cliente

Matrix Connect entra cuando el objetivo es ordenar la colaboración con el cliente para que la documentación llegue a tiempo y sin fricción (sin confundirlo con la contabilización automática, que pertenece al OCR).

Con Matrix Connect, Gestoría Mays busca dar “un pasito más” y que el cliente también se beneficie: envío de documentos más cómodo, conexión directa con la asesoría y con el ERP, y una contabilidad más al día para tomar decisiones con más rigor y sin las “carreras” típicas del trimestre.

Además, Connect está concebido como una aplicación para móvil y ordenador para agilizar la comunicación y el envío de documentos, conectando organización y clientes de forma directa y evitando duplicidades de datos y documentos.

Resultados: tiempo, control y tranquilidad

Lo primero que notaron fue la agilización del proceso de contabilización una vez configurado el sistema, reduciendo el tiempo empleado anteriormente.

A la hora de resumir el impacto, el equipo lo expresa con tres resultados:

• Tiempo: el proceso contable es más ágil.
• Control: acceso rápido a datos generales y específicos de los clientes.
• Tranquilidad: información actualizada, en tiempo real y accesible, también pensando en posibles inspecciones futuras.

Próximo paso: reforzar adopción y colaboración con clientes

A partir de aquí, Mays plantea seguir impulsando la adopción en clientes y aprovechar el margen que deja el calendario de VeriFactu para concienciar sobre el beneficio de herramientas conectadas como Connect, enfocadas a mejorar el intercambio documental y sostener una contabilidad más actualizada.

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