Ercilla Asesores, despacho con sede en Bilbao, llevaba años buscando una forma real de transformar su operativa y dejar atrás tareas manuales que consumían tiempo y aportaban poco valor. Tras probar distintas alternativas, encontraron en Matrix Autoform, la solución OCR de Matrix, una herramienta capaz de parametrizar procesos contables, automatizar tareas repetitivas e integrarse con su sistema de trabajo habitual.

Quién es Gestoría Mays

Ercilla Asesores es un despacho de Bilbao fundado en 2004-2005 por dos socios que continúan al frente del proyecto a día de hoy. Especializados en pymes y micropymes, cuentan con un equipo de cerca de 40 personas y una trayectoria de alrededor de dos décadas acompañando a empresas en su gestión diaria.

El punto de partida: una asesoría tradicional que quería cambiar su forma de trabajar

Antes de implantar Matrix, el funcionamiento del despacho respondía a un modelo más tradicional: cada profesional gestionaba su propia cartera de clientes y asumía gran parte de las tareas asociadas, con supervisión, pero con una operativa todavía muy apoyada en procesos manuales.

Ese modelo no era nuevo para ellos. De hecho, llevaban desde 2010-2012 buscando fórmulas para parametrizar tareas y reducir la dependencia de la introducción manual de datos. El objetivo estaba claro desde hacía años: dejar de “picar datos” y encontrar herramientas que ayudasen a cambiar de verdad la forma de trabajar de una asesoría tradicional.

El problema: sin un lector fiable, la automatización se quedaba a medias

Uno de los grandes frenos estaba en la lectura de documentos y en la automatización contable. Ercilla había probado distintas alternativas e incluso había intentado desarrollar sus propios lectores, pero seguían sin encontrar una solución suficientemente fiable para dar el salto operativo que buscaban.

La necesidad, por tanto, no era solo digitalizar por digitalizar. Era encontrar una herramienta que funcionara de forma consistente y que permitiera parametrizar tareas repetitivas sin obligar al despacho a rehacer todo su ecosistema tecnológico.

Cómo ayuda Matrix a Ercilla Asesores en el día a día

Matrix Autoform para dejar de picar datos

Según explican desde Ercilla, Matrix Autoform les está ayudando sobre todo a parametrizar las contabilidades y a eliminar tareas manuales de introducción de datos, que era uno de sus grandes objetivos desde hacía años.

Procesos administrativos más ordenados y estandarizados

El impacto no se limita a una tarea concreta. El despacho trabaja con la idea de protocolizar y parametrizar de forma amplia sus procesos administrativos: desde la entrada de documentación hasta su tratamiento posterior, incluyendo la propia contabilidad. En palabras de Andoni, el foco está en ordenar “todos los procesos” vinculados a tareas administrativas.

Un lector que, sencillamente, funciona

Lo primero que detectaron al empezar a trabajar con Matrix fue precisamente eso: que el lector funciona. No lo presentan como una solución perfecta al 100%, pero sí como una herramienta útil y fiable para automatizar tareas repetitivas que no generan valor por sí mismas.

Lo que diferencia a Matrix: flexibilidad e integración real

Uno de los factores más decisivos para Ercilla fue que Matrix no les obligaba a cambiar todo su software de trabajo. Frente a otras alternativas que exigían adoptar un paquete completo —lector, contabilidad, portal de cliente y otros módulos cerrados—, Matrix encajaba con su sistema de gestión diario y podía integrarse en su entorno actual.

Ese punto es especialmente relevante porque reduce una fricción habitual en muchos despachos: mejorar la automatización sin tener que sustituir de golpe toda la estructura tecnológica existente. En el caso de Ercilla, esa flexibilidad fue una de las razones principales para decidirse por Matrix.

Resultados: más tiempo útil, más control y más valor en la relación con el cliente

Una vez parametrizados los procesos, el equipo destaca sobre todo la sensación de dejar de perder tiempo en tareas mecánicas. Cuando la configuración de proveedores, clientes o cuentas ya está bien definida, el trabajo se vuelve más automático y estable.

Ese ahorro de tiempo tiene una consecuencia directa en el servicio: dedicar más esfuerzo a asesorar y menos a perseguir documentación o mecanizar datos. Según explican, ahora muchas conversaciones con clientes ya no giran en torno a pedir facturas, recordar envíos o resolver tareas puramente administrativas, sino a aportar más valor en cada interacción.

A la hora de resumir el impacto, el cambio puede entenderse en tres planos:

• Tiempo: menos dedicación a tareas repetitivas y manuales.
• Control: procesos más parametrizados y estables.
• Valor: más margen para asesorar mejor al cliente.

MatrixDV en dos palabras: “flexible y fácil”

Si tuvieran que resumir Matrix en una sola frase, la respuesta de Andoni es directa: “Flexible y fácil”. Y probablemente esa síntesis recoge bastante bien lo esencial de este caso: una herramienta pensada para automatizar, integrarse y ayudar al despacho a avanzar sin imponer una forma rígida de trabajar.

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