En Torquemada Asesores tenían clara una prioridad: dar un mejor servicio al cliente. Para conseguirlo, necesitaban quitar peso a las tareas manuales, reducir errores y ganar agilidad tanto en la contabilización como en la gestión de la documentación.

Con Matrix Autoform y Matrix Connect, han conseguido automatizar procesos, trabajar con la información digitalizada desde el primer momento y dedicar más tiempo a lo que realmente valora el cliente.

Quién es Torquemada Asesores

Torquemada Asesores es un despacho con 25 años de trayectoria, muy centrado en el servicio al cliente. Su equipo trabaja desde hace cerca de diez años con Matrix, una relación que describen como un recorrido conjunto en el que han ido probando novedades, planteando mejoras y adaptando la solución a sus necesidades.

El punto de partida: demasiadas horas en “picar datos”

Antes de trabajar con Matrix, gran parte del proceso contable pasaba por la introducción manual de datos. Eso suponía más tiempo dedicado a tareas repetitivas, más posibilidades de error y más retrasos a la hora de tener la información lista para el cliente. Como ellos mismos explican, era el escenario típico de “picar datos”.

Cuándo vieron que necesitaban un cambio

El cambio se hizo evidente cuando el cliente empezó a demandar más atención y más rapidez. Para poder responder mejor, necesitaban optimizar procesos y apoyarse en una herramienta que les ayudara a simplificar la contabilidad y liberar tiempo para dedicarlo a lo que realmente marca la diferencia en el servicio.

Por qué Torquemada da el paso: mejor servicio, menos errores y más agilidad

Después de probar otras aplicaciones y otros OCR, en Torquemada encontraron una solución que sí encajaba con su forma de trabajar. Lo que buscaban era reducir errores, agilizar la contabilización y ganar capacidad de respuesta con el cliente. También valoran especialmente que Matrix llevase años resolviendo en tiempo real una necesidad que en otros entornos todavía se planteaba con procesos mucho más lentos.

Cómo ayuda Matrix a Torquemada Asesores en el día a día

Matrix Autoform para agilizar la contabilización de facturas

En Torquemada, el cambio más claro lo han notado en la forma de contabilizar y validar facturas. Antes, gran parte del trabajo pasaba por introducir datos a mano; ahora, con Matrix Autoform, el equipo trabaja con información que el sistema ya ha leído, con proveedores reconocidos y campos listos para revisar y validar. Según explican, eso les ha quitado mucha carga de la parte más mecánica de la contabilización, ha reducido errores y les ha dado más tranquilidad en el día a día.

Además, una vez que el sistema está configurado, el proceso gana mucha agilidad: bases, IVAs y otros datos salen directamente, de modo que el trabajo deja de estar en “picar datos” y pasa a centrarse en comprobar, validar y avanzar. Y eso, al final, también libera tiempo para dedicar más atención al cliente.

Matrix Connect para una relación más ágil con el cliente

Torquemada también destaca todo lo que ha cambiado en la forma de recibir y gestionar la documentación. Frente a escenas que ellos mismos resumen como “recibir una bolsa con las facturas” o incluso “la caja de zapatos”, ahora trabajan con un proceso mucho más ágil y ordenado. En ese flujo, Matrix Connect les permite centralizar el intercambio documental con el cliente y tener la información digitalizada desde el primer momento.

Según explican, esto no solo evita desplazamientos innecesarios, sino que también hace que la documentación sea más fácil de consultar y menos propensa a perderse o quedar traspapelada. Además, el hecho de contar con un canal más fluido con el cliente y con el facturador dentro del mismo entorno les permite ofrecer un servicio más cómodo y más claro para ambas partes.

Lo primero que notaron: un cambio radical

Cuando empezaron a trabajar con Matrix, lo que percibieron fue un cambio muy claro en la forma de contabilizar. Ya no se trataba de introducir asientos a mano, sino de trabajar sobre documentos que el sistema ya había leído. Esa diferencia, junto con la previsualización de campos, les dio más tranquilidad y les ayudó a minimizar errores humanos en el proceso contable.

Lo que diferencia a MatrixDV: flexibilidad para adaptarse al despacho

Uno de los puntos más diferenciales para Torquemada fue la capacidad de adaptación. El despacho trabaja con un ERP que no todas las soluciones entienden, y Matrix desarrolló un conector para integrarse con su sistema. Esa flexibilidad, frente a otras herramientas que obligan al cliente a adaptarse a una estructura cerrada, fue clave en su decisión.

Resultados: más tiempo, menos errores y mejor atención al cliente

El beneficio que más destacan es el tiempo. Una vez configurado el sistema, cuando Matrix reconoce proveedores y extrae automáticamente los datos, la contabilización se vuelve mucho más ágil. La intervención humana sigue existiendo, pero ya no en la parte más mecánica del proceso, sino en la revisión y validación.

Ese ahorro de tiempo tiene una consecuencia directa: poder dedicar más atención al cliente. Según explican, el trabajo gana en rapidez, el cliente lo nota y también gana confianza porque puede seguir mejor la documentación que ha enviado y pedir información con más tranquilidad.

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