La digitalización de la facturación está transformando la gestión administrativa de empresas y profesionales en España. En este contexto, dos conceptos aparecen cada vez con más frecuencia: VERIFACTU y factura electrónica.

Aunque están relacionados con la modernización de los procesos de facturación, no significan lo mismo ni persiguen exactamente el mismo objetivo. Confundirlos puede llevar a elegir soluciones tecnológicas inadecuadas o a interpretar incorrectamente las nuevas obligaciones fiscales.

Entonces, ¿qué diferencia hay entre VERIFACTU y una factura electrónica? ¿Puede una factura electrónica ser VERIFACTU? ¿Es obligatorio utilizar ambos sistemas?

La respuesta corta es: VERIFACTU se centra en cómo el sistema informático genera y gestiona los registros de facturación, mientras que la factura electrónica se refiere al formato electrónico de la propia factura. Vamos a verlo con detalle.

¿Qué es VERIFACTU?

VERIFACTU es la denominación habitual de una de las modalidades previstas dentro del Reglamento de los Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023.

Su objetivo es garantizar que los sistemas utilizados para facturar mantengan los registros de facturación íntegros, trazables e inalterables y, en la modalidad VERIFACTU, remitan esos registros a la Agencia Tributaria de forma automática y segura.

Esto es importante: VERIFACTU no es un tipo de factura ni un formato de factura electrónica. La propia Agencia Tributaria señala expresamente que los registros de facturación generados por estos sistemas no son facturas electrónicas.

Además, existen dos modalidades válidas de cumplimiento:

• VERIFACTU: el sistema remite los registros de facturación a la AEAT.
• NO VERIFACTU: no se realiza esa remisión automática, pero el sistema debe cumplir requisitos adicionales de seguridad, trazabilidad, integridad e inalterabilidad.

En las facturas generadas mediante sistemas sujetos al reglamento se contempla, además, la incorporación de un código QR y, cuando corresponda, la expresión «VERIFACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es, sencillamente, una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, siempre que cumpla los requisitos establecidos por la normativa de facturación.

La factura electrónica puede presentarse en diferentes formatos. Es especialmente relevante distinguir entre:

• Factura electrónica estructurada, preparada para que pueda ser procesada automáticamente por sistemas informáticos.
• Factura electrónica no estructurada, como determinados documentos digitales que requieren una interpretación o procesamiento adicional.

Por tanto, el concepto de factura electrónica está relacionado principalmente con la forma en que se expide, recibe y procesa la factura, no con el sistema fiscal utilizado para generar sus registros.

VERIFACTU y factura electrónica: ¿cuál es la diferencia?

La diferencia fundamental puede resumirse así:

VERIFACTU	Factura electrónica
Es una modalidad de cumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos de facturación.	Es una factura expedida y recibida en formato electrónico.
Se centra en los registros de facturación y en su trazabilidad.	Se centra en el documento que acredita la operación.
En modalidad VERIFACTU, los registros se remiten a la AEAT.	Su objetivo principal no es remitir registros de facturación a la AEAT.
Puede utilizarse con facturas que no sean electrónicas.	Puede existir independientemente de VERIFACTU, según el sistema y las obligaciones aplicables.
Incorpora mecanismos como registros, hash y QR conforme a la normativa aplicable.	Debe garantizar requisitos como autenticidad, integridad y legibilidad.

La Agencia Tributaria confirma que los sistemas sujetos al RRSIF pueden generar tanto facturas en papel como facturas electrónicas estructuradas. Por ello, utilizar un sistema VERIFACTU no significa automáticamente que todas las facturas deban ser electrónicas.

Un ejemplo sencillo

Imaginemos una empresa española que vende maquinaria a otra empresa.

Con un sistema adaptado a VERIFACTU, el programa genera la factura y, simultáneamente, produce el correspondiente registro de facturación. En modalidad VERIFACTU, ese registro se remite a la Agencia Tributaria.

Ahora bien, la factura que recibe el cliente puede ser electrónica o, cuando legalmente proceda, estar en papel.

Por tanto:

VERIFACTU determina cómo debe funcionar el sistema de facturación; la factura electrónica determina cómo se expide y recibe la factura.

¿Una factura electrónica puede ser VERIFACTU?

Sí, pero conviene expresarlo correctamente.

Una factura electrónica no es en sí misma una factura VERIFACTU. Lo que puede ocurrir es que una factura electrónica sea generada mediante un Sistema Informático de Facturación que funciona en modalidad VERIFACTU.

En otras palabras, son dos capas diferentes:

1. La factura: el documento que acredita la operación.
2. El sistema de facturación: la tecnología que genera y registra esa operación.

Esta distinción será especialmente importante para las empresas que estén revisando ahora sus programas de gestión, ERP o soluciones de facturación.

¿Cuándo será obligatorio VERIFACTU?

Los plazos han sido modificados y conviene consultar siempre la normativa vigente antes de planificar la adaptación.

Actualmente, los sistemas informáticos de facturación deberán estar adaptados antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios incluidos en el ámbito del reglamento.

Esto significa que 2026 es un momento especialmente adecuado para revisar el software de facturación, identificar posibles incompatibilidades y preparar la transición.

Además, VERIFACTU no constituye la única modalidad permitida: la normativa contempla también la modalidad NO VERIFACTU, con requisitos específicos de seguridad y conservación de los registros.

¿Y qué ocurre con la factura electrónica?

La factura electrónica responde a otro marco normativo y a obligaciones que dependen, entre otros factores, de quién emite la factura, quién la recibe y del tipo de operación.

La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas contempla la generalización de la factura electrónica en determinadas relaciones entre empresarios y profesionales, dentro del proceso de desarrollo reglamentario correspondiente.

Por ello, una empresa no debería abordar la digitalización pensando únicamente en VERIFACTU. La solución de facturación debe contemplar conjuntamente las obligaciones fiscales, los requisitos de facturación electrónica y las necesidades operativas del negocio.

¿Qué debería hacer una empresa?

Ante este escenario, lo recomendable es realizar una revisión tecnológica y fiscal antes de que lleguen las fechas de obligado cumplimiento.

Conviene comprobar:

• Si el software actual cumple los requisitos del RRSIF.
• Si permite trabajar en modalidad VERIFACTU o NO VERIFACTU.
• Cómo genera y conserva los registros de facturación.
• Si incorpora correctamente el QR y las menciones exigidas.
• Si permite emitir y recibir facturas electrónicas.
• Si está preparado para integrarse con el ERP, contabilidad y gestión documental.
• Si la solución resulta adecuada para operaciones nacionales e internacionales.

En empresas dedicadas al comercio internacional, además, es importante valorar aspectos como la gestión de clientes y proveedores extranjeros, divisas, operaciones intracomunitarias, exportaciones, documentación comercial y coordinación entre facturación, logística y contabilidad.

Conclusión: VERIFACTU y factura electrónica no son lo mismo

La diferencia entre VERIFACTU y factura electrónica puede parecer sutil, pero es fundamental.

VERIFACTU regula el funcionamiento y la trazabilidad de los sistemas informáticos de facturación, incluyendo la remisión de registros a la AEAT en esta modalidad. La factura electrónica, por su parte, es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Por tanto, no hay que elegir entre «VERIFACTU o factura electrónica» como si fueran alternativas equivalentes. Pueden coexistir y, de hecho, una solución de facturación moderna debe estar preparada para ambas realidades.

Para las empresas, anticiparse es la mejor estrategia: revisar el software actual, conocer las obligaciones aplicables y elegir una solución que permita gestionar la facturación de forma segura, eficiente y preparada para los próximos cambios normativos.

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